Admisión a trámite
La primera fase del procedimiento consiste en el estudio de la queja para comprobar si reúne los requisitos legales para su tramitación. En este caso, el ciudadano recibirá una carta informándole de la admisión de su queja y del inicio de las actuaciones de investigación necesarias.
Rechazo
El Justicia rechazará las quejas anónimas y aquellas en las que aprecie, mala fe, carencia de fundamento, inexistencia de pretensión o aquellas cuya tramitación pueda irrogar perjuicio al legítimo derecho de tercera persona. El Justicia tampoco entrará en el examen de aquellas quejas sobre las que esté pendiente resolución judicial.
Cuando el Justicia rechaza una queja lo hace por escrito expresando las razones en que funda su decisión y, en su caso, informa al ciudadano sobre las vías más oportunas para hacer valer sus derechos.
Instrucción
Una vez admitida la queja el Justicia iniciará la investigación adoptando las medidas que considere oportunas y, en particular, solicitando informe escrito a la Administración afectada por la queja del ciudadano. Las actuaciones que se practiquen durante la investigación se llevarán a cabo con absoluta reserva. Las autoridades, funcionarios y todo el personal de la Administración supervisada tienen el deber de facilitar al Justicia la información que se les requiera, poniendo a su disposición los datos, expedientes y documentos que permitan llevar a cabo la actuación investigadora.
Resolución
Concluida la investigación, si el Justicia entiende que no ha existido una actuación irregular de la Administración, así se lo comunicará al ciudadano mediante escrito motivado en el que, cuando sea posible, le informará sobre el cauce adecuado para defender sus intereses.
Cuando el Justicia comprueba que ha existido una actuación administrativa irregular, puede formular a los organismos y autoridades afectados advertencias, recomendaciones, sugerencias y recordatorios.
Tras recibir la contestación de la Administración, que puede aceptar o rechazar la resolución del Justicia, se acordará el archivo definitivo del expediente, dando cuenta al ciudadano del resultado de las actuaciones.